Jak zorganizować imprezę plenerową?

02-09-2023 10:30   PROMOCJA

Imprezy plenerowe są doskonałą okazją do spędzenia czasu ze znajomymi na świeżym powietrzu, ciesząc się piękną pogodą i dobrą zabawą. Aby jednak zapewnić wszystkim uczestnikom komfort, ważne jest odpowiednie zaplanowanie i organizacja wydarzenia. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki jak zorganizować udaną imprezę plenerową. Nie będziemy jednak zagłębiać się w konkretne aktywności, jakie można zaproponować uczestnikom imprezy, lecz przyjrzymy się temu, na co warto zwrócić uwagę od strony organizacyjno-praktycznej.

Lokalizacja imprezy

Większość z nas przygotowania do imprezy plenerowej rozpoczyna od wyboru lokalizacji. To, jaki obszar zostanie wybrany, zależy oczywiście od charakteru imprezy. Jeżeli ma to być piknik, na który zjeżdżają się znajomi, aby przede wszystkim się zrelaksować, dobrym wyborem jest teren zielony, gdzie można rozłożyć koce i cieszyć oko otaczającą przyrodą. Jeżeli charakter spotkania zakłada np. plenerowe gry zespołowe, znaleźć trzeba przestrzeń o wystarczająco dużym obszarze, który umożliwi realizację planowanych pomysłów. Lokalizacja, która jest łatwo osiągalna w ramach dojazdu komunikacją publiczną i posiada miejsca parkingowe, zwiększa szansę na dużą frekwencję zaproszonych uczestników.

Harmonogram spotkania

Dobrze zorganizowana impreza wymaga starannego zaplanowania. Wyznaczyć trzeba nie tylko datę, ale też godzinę rozpoczęcia oraz godzinę przybliżonego zakończenia spotkania. Określenie startu i końca imprezy pozwoli uczestnikom jak najlepiej zaplanować swój dzień i np. zorganizować w tym czasie opiekę dla dzieci. Planując harmonogram trzeba mieć też na uwadze, że nie samą zabawą człowiek żyje. Uczestnicy potrzebują też chwil na odpoczynek i spożycie posiłków. Należy mieć też na uwadze, że pewne sytuacje mogą wymagać elastyczności w harmonogramie. Warto operować raczej widełkami czasowymi (plus-minus kwadrans na poszczególne aktywności), aniżeli planować poszczególne punkty programu co do minuty, ponieważ jest to zwykle skazane na porażkę.

Udogodnienia na imprezie

Dobrze by było, gdyby na miejscu imprezy znajdowały się wszystkie niezbędne udogodnienia. Jeśli spotkanie zaplanowane jest w okresie wakacyjnym, przydadzą się parasole przeciwsłoneczne czy specjalne namioty ogrodowe, które zapewnią cień w przypadku, gdy promienie słoneczne będą dawać się we znaki. W upalne dni warto też zadbać o dostęp do wody pitnej. Jeżeli impreza trwać ma do późnych godzin wieczornych, nie można zapomnieć o odpowiednim oświetleniu. W przypadku dzikiego otoczenia mogą przydać się ogrodowe lampy solarne, które należy wbić w ziemię w miejscu dużego nasłonecznienia jeszcze w ciągu dnia. Po zmierzchu zapewnią nieco światła. Jedną z ważniejszych kwestii to ta związana z załatwianiem potrzeb fizjologicznych. Całkiem wygodnym pomysłem są toalety przenośne, które zapewnią w tym względzie pełen komfort uczestnikom imprezy plenerowej.

Poczęstunek

Jedzenie to ważna część imprezy. Planując catering, uwzględnić warto różnorodność diet uczestników i zaplanować menu, które bierze pod uwagę różne preferencje żywieniowe. Nie chodzi tylko np. o opcje mięsne i wegetariańskie, ale też zapewnienie menu bezpiecznego dla zdrowia pod względem alergenów. Jeśli wynajęcie cateringu nie jest możliwe, można zaproponować tzw. potluck. To ciekawa forma organizacji posiłków podczas różnego rodzaju spotkań, przyjęć czy imprez. Polega na tym, że każdy uczestnik przynosi ze sobą własne potrawy lub przekąski do podzielenia się nimi z innymi gośćmi. To doskonały sposób na zaspokojenie różnorodnych gustów kulinarnych, a także stworzenie przyjaznej atmosfery, sprzyjającej wymianie kulinarnych doświadczeń i integracji.

Bezpieczeństwo imprezy

Nie wolno zapomnieć o bezpieczeństwie uczestników. Do dyspozycji powinna być apteczka pierwszej pomocy, pod ręką powinny być też numery alarmowe na pogotowie i straż pożarną. Warto móc liczyć na specjalnie wyznaczone osoby, które w razie potrzeby opatrzą ranę czy pomogą w przypadku drobnych urazów, a najlepiej, jeśli byłyby to osoby dodatkowo przeszkolone z tego, jak profesjonalnie udzielić pierwszej pomocy przedmedycznej. Jeśli impreza odbywa się nad wodą, zadbać trzeba o dostęp do sprzętu ratunkowego, takiego jak koła ratunkowe czy kamizelki asekuracyjne. Bezpieczeństwo uczestników to również kwestia bezpiecznego terenu i wszelkich udogodnień, a także bezpieczeństwo higieniczne. Przykładowo, toaleta przenośna powinna być dobrze zakotwiczona do podłoża, aby uniknąć jej przewrócenia i być wyposażona w niezbędne środki czystości, od papieru toaletowego po płyn bakteriobójczy.

Organizacja udanej imprezy plenerowej to wyzwanie, ale z odpowiednim planowaniem i uwzględnieniem wszystkich detali można zapewnić uczestnikom naprawdę niezapomniane przeżycie. Kluczowym elementem udanej imprezy jest dbałość o komfort i zadowolenie uczestników.